Vanaf 1 juni kan het verzilveringsproces van start. In deze blog laten we zien hoe ticketkopers door middel van een restbetaling hun aanbetaalde tickets kunnen verzilveren en daarmee toegang krijgen tot een evenement.

Aanbetalingen & restbetalingen

Volgens het openingsplan van de overheid zouden er vanaf 30 juni (Stap 4) al evenementen mogelijk kunnen zijn. Veel organisatoren hebben besloten om hun ticketverkoop al van start te laten gaan met behulp van aanbetalingen. Hieronder lopen we door alle fijne kneepjes van aanbetalingen, restbetalingen en wat jou als organisator nog te doen staat.

Wat is een aanbetaling?

Er is sprake van een aanbetaling als een ticketkoper een deel van de kosten van een ticket vooraf betaalt en daarmee het voorrecht op het kopen van een ticket vastzet. Over het algemeen zijn deze aanbetalingen een fractie van de totale ticketprijs. Ticketkopers ontvangen na de aanbetaling een bevestiging in de vorm van een aanbetalingsticket. Aanbetalingstickets bevatten een unieke code die later gebruikt kan worden om de daadwerkelijke tickets binnen een order te verzilveren. Aanbetalingstickets zijn dus geen geldige toegangsbewijzen.

Wat is een restbetaling?

Om daadwerkelijk toegang te krijgen tot een evenement moeten ticketkopers hun aanbetalingen verzilveren door de overige kosten van de order te betalen. Dit noemen we de restbetaling. Nadat de restbetaling is voldaan, ontvangen de ticketkopers hun nieuwe tickets in hun mailbox. Verzilverde tickets zijn dus geldige toegangsbewijzen.

Hoe ziet een aanbetaling/restbetaling eruit?

Evenement X vindt in september plaats, heeft een maximumcapaciteit van 3000 en ieder ticket kost € 50,00. De organisator besloot eerder om voor dit evenement gebruik te maken van aanbetalingen en zette de verkoop hiervan live met een prijs van € 10,00 voor de aanbetaling op een ticket. Met deze aanbetaling reserveren ticketkopers voor een klein bedrag het recht om hun daadwerkelijke tickets te kopen wanneer deze live gaan. De uiteindelijke transactie noemen we dan ook de restbetaling. De restbetalingen door ticketkopers kunnen pas plaatsvinden wanneer de organisator de aangegeven periode (e.g. start en einddatum) hiervoor heeft aangegeven.

In het geval van evenement X kost het voor de restbetaling € 40,00 per aanbetaald ticket in een order. Ticketkopers kunnen alleen een restbetaling doen voor de volledige order, niet voor individuele tickets binnen een order. Heeft een ticketkoper 5 tickets voor evenement X gekocht met een aanbetaling van €10 per ticket? Dan heeft diegene € 50,00 aanbetaald en dan is de restbetaling voor die order: € 40,00 x 5 = € 200,00.

Wat Eventix voor je doet

Het is voor ons ontzettend belangrijk dat jouw ticketkopers op geen enkele manier belemmerd worden bij het verzilveren van hun tickets. Om dit zo makkelijk mogelijk te maken doen we het volgende:

• We versturen je ticketkopers een e-mail, op een door jouw aangegeven datum, met daarin een persoonlijke link naar het restbetalingsformulier. Hier kunnen ze direct de restbetalingen voldoen.

Het kan gebeuren dat een ticketkoper deze mail niet ziet, of dat die in hun spamfilter beland. Daarom hebben we gezorgd dat ticketkopers ook vanuit de orderstatuspagina (waar ticketkopers normaal gesproken hun tickets downloaden) het restbetalingsformulier kunnen openen. Dit kan op twee manieren:

1. Ticketkopers bereiken de orderstatuspagina via de link in de bevestigingsmail (die ze na de aanbetaling van ons hebben ontvangen). Om dit te doen klikken ze op de ‘Download ticket(s)’-knop.
2. Kunnen ticketkopers niet meer bij hun mailbox? Dan kunnen ze via onze search tool worden doorverwezen naar hun orderstatuspagina door het betaalkenmerk op hun bankafschrift in te vullen.

Eenmaal op de orderstatuspagina klikken bezoekers op de blauwe ‘Tickets verzilveren’-knop om naar het restbetalingsformulier te gaan. Het restbetalingsformulier ziet er zo uit:

Nadat de restbetaling is voldaan, ontvangen ticketkopers een nieuw ticket dat uiteindelijk toegang geeft tot het evenement. Deze mail ontvangen ticketkopers op hetzelfde e-mailadres waarmee de aanbetaling werd gedaan. Ticketkopers krijgen vervolgens een door de organisator bepaald aantal dagen de tijd om de restbetaling te voldoen. Zodra deze periode is verlopen, kan de organisator tickets vrijgeven voor de reguliere verkoop.

Let op! Bij het maken van een restbetaling kan alleen de volledige order worden verzilverd en niet per los ticket. Bestaat een order uit vijf tickets? Dan zal het volledige bedrag voor vijf tickets moeten worden betaald voordat de tickets worden verzilverd. Een deel van de aanbetaalde tickets verzilveren is dus niet mogelijk.

Toegangscontrole

We zorgen ervoor dat de tickets die als aanbetaling gedaan zijn, niet op locatie gescand kunnen worden. Deze tickets zorgen voor een foutmelding wanneer ze gescand worden - een rood scherm binnen de Eventix Scanner App. Alleen restbetalingstickets zijn dan geldige toegangsbewijzen. Daarnaast zorgen we er samen voor dat er een duidelijk onderscheid zit tussen de ticketafbeeldingen van het aanbetalingsticket en het geldige toegangsbewijs.

Geldige kaarten van de vorige editie

Heb je ticketkopers die tickets hebben overgezet vanuit een vorige editie? We sturen deze ticketkopers drie dagen voordat het evenement plaatsvindt een nieuwe e-mail met de geldige tickets zodat ze deze niet in hun mailbox hoeven te zoeken.

Dit hebben we van jou als organisator nodig

We zorgen ervoor dat er nieuwe tickets in het Dashboard worden aangemaakt die verzilverd kunnen worden. We nemen hiervoor de bestaande capaciteit, prijzen en ingestelde BTW-percentages over. Hierover heb je al een mail ontvangen, mocht je deze niet kunnen vinden, neem dan contact met ons op.

Om het proces te stroomlijnen vragen we je de onderstaande informatie aan te leveren:

• De ticketafbeelding voor de geldige entreetickets (restbetalingstickets). Door deze een ander design te geven dan de aanbetalingstickets schep je duidelijkheid bij de entree.
• De ticketafbeelding voor de aanbetalingstickets (als deze niet nog niet is ingeladen). Dit kan een simpel ontwerp zijn met daarin duidelijk aangegeven dat het om een aanbetalingsticket gaat en dat dit geen geldig toegangsbewijs is.
• De datum waarop je wilt dat de restbetalingen van start kunnen gaan (wij sturen op deze dag een e-mail naar alle ticketkopers): de “startdatum”.
• De datum tot wanneer de restbetalingen gedaan kunnen worden: de “cut-off datum”.

Gegevens dienen ten minste drie werkdagen voor de startdatum te worden aangeleverd. Dus we raden aan om deze gegevens ruim van te voren aan ons door te geven zodat we voldoende tijd hebben. We bevestigen altijd wanneer alles in orde is en pas dan kan het proces van start gaan. Dit is ook het moment waarop je de ticketkopers definitief op de hoogte kan stellen stellen van het verzilveringsproces.

Communicatie naar ticketkopers

Het is voor jou als organisator ook van cruciaal belang dat je zelf je ticketkopers op de hoogte stelt van het verzilveren en jullie voorwaarden die eraan verbonden zijn. Wij sturen een mail naar de ticketkopers met de aankondiging van het verzilveringsproces, maar het is belangrijk dat er vanuit de organisatie gecommuniceerd worden. Zo zorgen we er samen voor dat er zoveel mogelijk ticketkopers binnen de opgegeven tijd hun tickets kunnen verzilveren.

Hieronder hebben we alvast een voorbeeld van de communicatie met je bezoekers opgesteld. Deze email kun je gerust kopiëren:

Onderwerp: Dit moet je doen om jouw tickets te verzilveren

Hi {naam},

We hebben goed nieuws: Vanaf {startdatum} is het mogelijk om je tickets voor {evenementnaam} te verzilveren. Hiervoor heb je al een aanbetaling gedaan, nu volgt alleen nog de restbetaling. Je hebt nog tot {cut-off datum} om je tickets te verzilveren.

Waar voltooi ik de restbetaling?
Via het restbetalingsformulier van Eventix kun je een betaalmethode selecteren en je tickets verzilveren. Er zijn een aantal opties om op deze pagina te komen:

1. Je hebt een mail van Eventix ontvangen waarmee je direct gelinkt wordt naar het restbetalingsformulier.

2. Na de oorspronkelijke aanbetaling te hebben gedaan, heb je van Eventix een bevestigingsmail ontvangen. Door in deze mail op de ‘Download ticket(s)’-knop te klikken kom je op de zogenaamde orderstatuspagina. Vanuit deze pagina kun je het restbetalingsformulier openen door op ‘Tickets verzilveren’ te klikken.

3. Kom je niet meer in je mailbox? Dan kun je via de search tool van Eventix worden doorverwezen naar de orderstatuspagina. Hier vul je het betaalkenmerk in die je op je bankafschrift ziet staan.

Wat gebeurt er als ik mijn tickets niet voor de cut-off datum verzilver?
Verzilver je de tickets niet op tijd dan bestaat er een kans dat jouw tickets weer in de reguliere verkoop gaan en aan iemand anders verkocht worden. Je ontvangt dan het aanbetaalde bedrag niet terug. Zorg dus dat je op tijd de restbetaling voldoet.

Let op! Bij het maken van een restbetaling kan alleen de volledige order worden verzilverd en niet per los ticket. Bestaat een order uit vijf tickets? Dan zal het volledige bedrag voor vijf tickets moeten worden betaald voordat de tickets worden verzilverd. Een deel van de aanbetaalde tickets verzilveren is dus niet mogelijk.

Heb je nog vragen? Neem dan contact met ons op!

Met vriendelijke groeten,
{handtekening}

We raden ook aan om minimaal één herinneringsmail te sturen naar ticketkopers die het ticket nog niet hebben verzilverd wanneer de cut-off datum in zicht is. Als je hulp nodig hebt bij het filteren van deze groep aanbetalers dan helpen we je hier graag mee.

Heb je nog vragen of opmerkingen? Neem dan gerust contact op via info@eventix.be.