Wil je de ticketverkoop maximaliseren rond de lancering van je evenement? Een presale campagne kan dan een goed idee zijn, maar er zijn een aantal factoren waar je rekening mee moet houden. In dit artikel vertellen we hoe je een succesvolle presale campagne kunt opzetten en hoe je AI kunt gebruiken om je strategie te perfectioneren.
Niet ieder evenement is geschikt voor presale. Je moet rekening houden met zaken als: de grootte van je evenement, en of er eigenlijk wel vroeg vraag is naar tickets. Bovendien moet het publiek in de branche of regio waarin je opereert bekend zijn met het concept van voorinschrijving voor tickets.
Een presale campagne is daardoor misschien minder geschikt voor de volgende soorten evenementen:
Terugkerende wekelijkse of maandelijkse evenementen
Evenementen zonder een duidelijk USP of speciaal aanbod
Kleinere evenementen met een capaciteit van <200
Evenementen waar met name ticketverkoop aan de deur wordt verwacht
Valt je evenement niet in de bovenstaande lijst, dan moet je je bovendien afvragen wat de stimulans is voor degenen die zich inschrijven:
Kunnen ze de tickets voor een aantrekkelijke prijs kopen?
Overstijgt de belangstelling naar het evenement de beschikbare tickets, en is een presale de enige manier om zeker te zijn van een ticket?
Doen degenen die zich hebben geregistreerd mee aan een wedstrijd of worden ze opgenomen in een exclusieve community?
Zijn tickets alleen beschikbaar voor degenen die zich registreren, of is er ook een verkoop aan het grote publiek?
Gegevens zijn goud waard en het verzamelen ervan moet een belangrijk onderdeel zijn van je langetermijnstrategie. Elke aanmelder is een potentiële bezoeker van een van je toekomstige evenementen; zelfs als ze geen ticket kopen voor je komende evenement, kunnen ze er misschien wel een kopen voor een toekomstig evenement. Het verzamelen van telefoonnummers kan je conversies verder verhogen, omdat je zowel SMS als WhatsApp als marketingkanalen kunt gebruiken. Veel ticketplatforms vragen klanten toestemming te geven voor het ontvangen van marketing van de promotor, dus ze beperken de hoeveelheid klantgegevens die je kunt exporteren met het oog op de privacyregelgeving. Zonder presale kun je maar 20% van de gegevens van ticketkopers bewaren, en dat beperkt je marketinginspanningen voor deze en volgende evenementen.
Door een presale op te zetten, creëer je een gevoel van schaarste bij je potentiële publiek. Een speciaal moment waarop de aanmelder klaar moet zitten om een felbegeerd ticket te bemachtigen, in plaats van dat de ticketverkoop over een langere periode binnen druppelt. Het stimuleert interactie tussen de deelnemers en herinnert hen eraan zich voor te bereiden op de aankoop, individueel of als groep. Je wilt een maximaal momentum creëren vanaf het moment dat je je evenement lanceert. Hoe meer klanten vroeg kopen, hoe meer kans je hebt dat ze als ambassadeurs voor je evenement gaan optreden en vrienden en volgers deelgenoot maken van hun plannen.
Het aantal inschrijvingen voor de presale kan een goede indicatie zijn voor het algehele succes van je evenement. Bovendien kom je zo vroeg mogelijk in de campagne meer te weten over de animo, zodat je waar nodig kunt bijsturen. Organisatoren die zien dat er veel belangstelling is, kunnen ervoor kiezen om een extra datum toe te voegen. Organisatoren die zien dat er minder animo is, kunnen ervoor kiezen om extra gasten toe te voegen, het evenement af te schalen naar een kleinere locatie, of het evenement helemaal te annuleren.
Zorg ervoor dat je al je marketingkanalen gebruikt om de presale aan te kondigen en alles op elkaar af te stemmen via sociale media, e-mail, sms, WhatsApp en andere online groepen. Coördineer met je partners, locatie en artiesten om de aankondiging te ondersteunen door middel van gezamenlijke Instagramposts, dark ads op Meta, nieuwsbrieven en traditionele methoden zoals reposts en comments om de aandacht te trekken. Investeer in hoogwaardige middelen zoals professioneel artwork, goed bewerkte promovideo's en specifieke content die je partners of gasten kunnen delen. Hoe specifieker de content, hoe lager de kosten per registratie uiteindelijk zullen zijn.
Zorg ervoor dat het registratieproces zo eenvoudig mogelijk is - een snel ladende webpagina of een in-app formulier voor lead generation waar gebruikers hun gegevens automatisch kunnen invullen en zich met één of twee klikken kunnen registreren, zal je aanmeldingspercentage enorm verhogen.
Probeer e-mail- en telefoonnummergegevens te verzamelen - je hoeft de naam van de persoon niet te weten en meer hoe meer formulierinvoer, hoe minder het aanmeldingspercentage. Nadat iemand zich heeft aangemeld, kun je hem of haar misschien een meer gedetailleerd inschrijfformulier toesturen, met een aanbieding waarin je hem of haar vraagt om extra informatie te geven, zoals plaatsen, genres en artiesten waarin hij of zij geïnteresseerd is.
Verzamel alleen de informatie die je nodig hebt en die je van plan bent te gebruiken. We hebben een vuistregel waarbij we ervan uitgaan dat voor elk veld dat wordt toegevoegd aan je ticketshop of preregistratietool, de conversie met -0,5% afneemt. Dit is voornamelijk gebaseerd op uitgebreid onderzoek dat grote techbedrijven hebben gedaan naar e-commerce afrekenprocessen.
Het is van cruciaal belang om deelnemers constant op de hoogte te houden, zodat ze klaarzitten om te kopen. Begin met het instellen van een bevestigingsmail (autoresponder) die automatisch wordt verzonden bij registratie, en een herinneringsmail die de dag voor de presale wordt verzonden. Deze herinnering moet details bevatten over wanneer tickets beschikbaar komen, wanneer ze de link naar het ticket kunnen verwachten en de startprijs van de tickets.
Als je deelnemers aanmoedigt om de datum van de verkoop in hun agenda te zetten, voeg je nog een extra kanaal toe dat ze een push-notificatie geeft. Evntree - een platform dat we speciaal hebben gebouwd voor voorregistratie campagnes - moedigt gebruikers aan om de verkoop of het evenement aan hun agenda toe te voegen. Een andere tool die je kunt gebruiken is AddEvent, een platform dat is ontworpen om gebruikers met één klik een evenement toe te voegen aan meerdere kalenders. Je kunt de geïntegreerde e-mailknoppen gebruiken om het toevoegen van 'naar agenda' in je autoresponders en herinneringsmails aan te moedigen.
Voor een zo groot mogelijke verspreiding van de link van het presale ticket, gebruik je een aanpak via meerdere kanalen. Combineer e-mail, sms en WhatsApp zodat je zeker weet dat je boodschap je publiek bereikt.
Ticketshops converteren tussen 5% en 20% van de bezoekers. Dit is een aanzienlijk verschil. Het is cruciaal voor het succes van je evenement om te kiezen voor een low-friction ticketingoplossing die geoptimaliseerd is voor conversie en mobiel gebruik en die hoge bezoekersaantallen aankan. We houden de conversieratio's van onze ticketshops voortdurend in de gaten en streven naar een gemiddelde conversieratio van 15%.
We hebben onlangs de resultaten van een presale campagne geanalyseerd waarbij al deze kanalen werden gebruikt en de resultaten waren ronduit indrukwekkend te noemen:
Totaal aantal aanmeldingen: 1565
E-mail: Open rate: 838 (58%) Click-through rate: 328 (23%)
SMS: Afleveringspercentage: 1376 (92%) Doorklikpercentage: 440 (32%)
Whatsapp: Afleveringspercentage: 1190 (81%) Leespercentage: 601 (51%) Doorklikpercentage: 498 (42%)
Totaal doorklikpercentage (minstens één platform): 69,6% (1.089 gebruikers)
Doorklikpercentage op e-mail: 20,8% (326 gebruikers)
Doorklikpercentage via sms: 28,4% (444 gebruikers)
Doorklikpercentage op WhatsApp: 32,4% (507 gebruikers)
Gebruikers die op twee platforms klikten: 10,1% (158 gebruikers)
Gebruikers die alleen op e-mail klikten: 14,1% (221 gebruikers)
Gebruikers die alleen op sms klikten: 20,2% (316 gebruikers)
Gebruikers die alleen op WhatsApp hebben geklikt: 24,2% (379 gebruikers)
Doorklikpercentage voor alleen e-mail en sms: 45,4% (710 gebruikers)
Doorklikpercentage voor alleen e-mail en WhatsApp: 49,4% (772 gebruikers)
Doorklikpercentage voor alleen sms en WhatsApp: 55,5% (868 gebruikers)
Totale verkoop aan het einde van de dag: 994 (63% conversie vs inschrijvers → 91% conversie vs doorklik)
Een doorklikpercentage van bijna 70% voor je presale campagne is beslist geen sinecure. Je kunt ook goed zien hoe het gebruik van één enkel kanaal (20-32% CTR) of twee kanalen (45-55% CTR) een groot verschil in sales kan betekenen.
In theorie, met een gemiddelde ticketprijs van €30, zou de totale verkoop van 994 op de dag van de lancering neerkomen op €29.820 aan inkomsten. Als je alleen e-mail zou gebruiken en 91% van de 326 e-mailgebruikers zou converteren, zou je 297 tickets hebben verkocht (€8.910). Als je e-mail en sms zou gebruiken en 91% van de 710 e-mail+sms gebruikers zou converteren, zou je 646 tickets hebben verkocht (€19.380). Als de e-mail- en sms-percentages iets hoger waren omdat degenen die op zoek waren naar tickets het bericht van WhatsApp niet ontvingen, is het verschil in afleveringspercentages en conversies nog steeds aanzienlijk. In de praktijk kan dit neerkomen op honderden onverkochte tickets en duizenden euro's aan gederfde inkomsten.
Als er tickets beschikbaar zijn, gebruik dan sociale media om inschrijvers eraan te herinneren dat ze hun inbox of spammap moeten controleren op de link naar het ticket. Bovendien kan het slim zijn een automatisering van ManyChat in te stellen, om de ticketlink automatisch naar iedereen te sturen die je DM't op Instagram nadat de tickets in de verkoop zijn gegaan - dit is vooral handig voor het afhandelen van klachten over ontbrekende links.
Voor degenen die zich proberen te registreren nadat de presale is begonnen, stel je een autoresponder in met de ticketlink. Je zult verrast zijn hoeveel extra registraties je ontvangt van mensen die de voorregistratiepagina bezoeken nadat de presale is begonnen.
Tenslotte is het belangrijk dat je een gevoel van urgentie creëert bij potentiële kopers door ze te attenderen op de voortgang van de verkoop in de presale. Stuur ongeveer vijf uur na het begin van de presale een follow-up e-mail, sms of WhatsApp-bericht waarin je laat weten welke releases zijn uitverkocht, hoeveel tickets er zijn verkocht en/of hoeveel er nog over zijn. Dit bericht is standaard het meest effectief als je het naar je hele mailinglijst stuurt, mits de locatie/het concept van het evenement relevant is voor hen.
De optimale duur voor een presale campagne is tussen de 4 en 7 dagen, met een maximum van 14 dagen. Als de presale te kort is, hebben je betaalde mediaplatforms mogelijk niet genoeg tijd om de advertenties te optimaliseren. Dat is een onnodige verspilling van zowel middelen als moeite. Maar als de presale te lang duurt, kunnen vroege inschrijvers de datum van de presale vergeten, of kiezen voor andere beschikbare evenementen. Wij raden een periode van lancering tot verkoop aan van dan wel:
Maandag → Maandag (+1 week)
Dinsdag → Dinsdag (+1 week)
Maandag → Vrijdag (dezelfde week)
Meestal geldt voor presales dat, als de vraag groot genoeg is, ongeveer 30% van je tickets verkocht zullen worden tijdens deze periode. Alloceer 30% van je advertentiebudget aan het binnenhalen van deze voorinschrijvers. Houd de vraag in de gaten en pas het budget dienovereenkomstig aan Als de vraag hoog is en de aanmeldingen in een gestaag tempo binnenkomen, kun je overwegen het budget te verhogen. Als de vraag daarentegen lager is dan verwacht, dan is het zaak om het budget te verlagen en het te bewaren voor latere fases of dichter bij de datum van het evenement. Om de optimale kosten per registratie te berekenen, mik dan op 5-8% van de gemiddelde ticketprijs als die onder de €100 ligt, of 3% voor een gemiddelde ticketprijs van meer dan €100. Bijvoorbeeld:
€30 gemiddelde ticketprijs = €1,50 - €2,40 kosten per deelnemer
€60 gemiddelde ticketprijs = €3,00 - €4,80 kosten per registratie
€180 gemiddelde ticketprijs = €5,40 kosten per registratie
Maak gebruik van verschillende soorten content, zoals artwork, promotievideo's, foto's en video's van eerdere evenementen en content met gasten, sprekers of muzikanten. Verzamel een publiek via meerdere platforms, inclusief je mailinglijst en de sociale media. Maak doelgroepen op basis van relevante interesses en vergelijkbare doelgroepen op basis van eerdere bezoekers of gegevens over de betrokkenheid. Stel kleine budgetten beschikbaar voor elk publiek om zo voor elk de effectiviteit te meten. Als je het Evntree registratieplatform gebruikt (hieronder volgt een uitleg), kun je effectief conversies bijhouden op Meta (Purchase → CompleteRegistration), Tiktok (Website Conversion → CompleteRegistration) en Snapchat (Conversion → SIGN_UP) zodat je je budgetten effectief kunt afstemmen en bijstellen.
Eventix geeft je altijd toegang tot je klantgegevens. Ga naar je dashboard en navigeer naar de sectie 'export'. Dit is erg handig voor het uitvoeren van lookalike-campagnes, want je kunt een lookalike-campagne uitvoeren op je voorinschrijvingen en later in de marketingcampagne op de eerste verkoop van early bird-tickets. Exporteer alle gegevens van de tot dan toe verkochte tickets en werk je lookalike-campagne bij.
Voor kleinere evenementen kondig je je evenement ten minste 8-12 weken van tevoren aan. Zo heb je tijd om je evenement op verschillende platforms te promoten en kunnen bezoekers zich in een vroeg stadium aanmelden. Voor grotere evenementen, zoals jaarlijkse festivals, is het gebruikelijk om het al 6-9 maanden van tevoren aan te kondigen.
Het tijdstip hangt af van het soort evenement en de regio. Factoren zoals feestdagen, economische onzekerheid, of concurrentie kunnen allemaal van invloed zijn op je succes. Bedenk ook dat als je te vroeg van start gaat, potentiële bezoekers misschien niet zo ver vooruit denken en minder geneigd zullen zijn om zich aan te melden. Begin je te laat. dan is er een kans dat de concurrentie er al met je doelgroep vandoor is gegaan. Bovendien is het voor mensen die van ver moeten komen misschien niet meer mogelijk om vervoer of accommodatie te regelen.
Organisatoren van jaarlijkse evenementen doen normaal gesproken een soft launch kort na hun vorige evenement om tickets met korting te verkopen aan hun trouwe fans.
Voordat je begint met je presale campagne, moet je een platform kiezen waarmee je het aantal inschrijvingen kunt maximaliseren. Je kunt kiezen tussen een on-platform lead generation tool, een extern platform of je eigen website. Wij raden je aan om de optie te gebruiken waarmee de inschrijving het meest soepel verloopt, je je publiek goed op de hoogte kunt houden, gegevens kunt verzamelen en conversies kunt bijhouden (met een pixel).
Onmisbaar voor de functionaliteit van de aanmeldingspagina zijn:
Tracking pixels voor Meta - TikTok, Snapchat, Google etc. zijn een extra bonus
Verzamelen van telefoonnummers en e-mailadressen
CRM-integratie - automatisch doorsturen van deelnemers naar een CRM naar keuze (Mailchimp / Bird / Brevo, enz.)
Media-uploads - om foto's of video's te delen om het evenement te promoten
Handige extra functionaliteiten zijn:
Toevoegen aan kalenderknop - ter ondersteuning van iCal en Google Calendar
Analytics - om de locatie van je deelnemers en je conversiepercentage te begrijpen
Traceren van referrals - om te begrijpen welke campagnes de meeste deelnemers opleveren
Personalisatie - om je merk te weerspiegelen
Spotify-integratie (muziekevenementen) - om bezoekers te laten kennismaken met de muziek van de artiesten
Ondersteuning voor tours met meerdere evenementen - zodat gebruikers zich kunnen registreren voor een specifieke show in een tour
Delen - gebruikers kunnen de pagina met één klik delen via WhatsApp, Messenger, Telegram, enz.
Betaalde socialmediaplatforms zoals Meta, TikTok en Snapchat hebben allemaal als doel om leads te verzamelen zonder dat de klant de app hoeft te verlaten. Zo heeft Meta Lead Ads using Instant Forms, TikTok heeft Lead Generation Campaigns, en Snapchat heeft Native Leads Forms.
Zowel Meta als TikTok bieden de mogelijkheid om de campagne automatisch te koppelen aan je CRM, wat betekent dat je nieuwe leads (gegevens van deelnemers) automatisch kunt transporteren naar bijvoorbeeld Bird (ook bekend als MessageBird), Mailchimp en Brevo (ook bekend als Sendinblue). Met Snapchat moet je de leads aan het einde van de campagne exporteren en importeren in je CRM.
Al deze Lead Generation formulieren zijn gratis, snel te installeren, laten de gebruiker automatisch informatie van zijn profiel invullen - waardoor hij of zij met één of twee klikken kan registreren - en kunnen worden gepersonaliseerd zodat ze bij je merk passen. Er kleven echter ook een paar nadelen aan het gebruik van deze on-platform tools:
Er wordt geen webpagina gegenereerd die extern buiten het platform kan worden gedeeld, wat betekent dat je een aanvullende oplossing nodig hebt als je inschrijvingen wilt verzamelen en links wilt delen via mailinglijsten of je social media channels.
Nauwkeurigheid van vooraf ingevulde gegevens - soms heeft een gebruiker die jaren geleden lid is geworden van een sociaal mediaplatform een e-mailadres dat hij niet meer gebruikt. Deze e-mail is vooraf ingevuld in het formulier, dus dat kan de nauwkeurigheid en bezorgbaarheid van je e-mailcommunicatie beperken.
Evntree is een integraal registratieplatform dat we speciaal hebben ontworpen voor organisatoren van evenementen. Het biedt alle functionaliteiten die nodig zijn voor een succesvolle presale, waaronder landingspagina's, integraties met Mailchimp, Bird en Brevo, pixeltracking voor Meta, TikTok en Snapchat, geavanceerde analytics, maatwerk en meer. De landingspagina's ondersteunen afzonderlijke evenementen of tours met meerdere data en locaties, hebben een functie Toevoegen aan agenda om bezoekers aan te moedigen de datum van de presale of het evenement toe te voegen aan hun agenda, hebben Spotify-integratie voor eenvoudige toegang tot de muziek van de artiesten en staan foto-uploads en multimediale embedding toe.
Na het aanmaken van je Evntree account kun je je eerste landingspagina instellen via het Dashboard. Om alle geavanceerde mogelijkheden te kunnen benutten, zoals CRM-integratie en pixeltracking, heb je een Premium abonnement nodig. Je kunt de code EVENTIX gebruiken om je eerste maand Premium gratis te krijgen. We raden je aan de Evntree Setup Guides door te nemen om na te gaan of alle stappen zijn gezet en je klaar bent om je campagne te lanceren.
Als je Evntree liever niet gebruikt, zijn er hieronder nog andere opties, maar geen ervan biedt de volledige functionaliteit die, in ieder geval volgens ons, onmisbaar zijn voor een succesvolle presale.
Ingebouwde landingspagina's van Mailchimp, Bird & Brevo: eenvoudig in te stellen maar mist pixelintegraties en aanpassingsopties.
Laylo: meer gericht op artiesten, merch drops en tours, Laylo is een fantastisch product dat we zouden aanraden als de use case past. Het enige nadeel is dat al je communicatie direct via Laylo wordt afgehandeld, er is geen optie om te integreren met je eigen CRM en je moet credits kopen om berichten te versturen (ongeveer $0,02 per DM of US SMS en $0,05 per internationale SMS).
Audience Republic: een geweldige oplossing als je het budget hebt en Audience Republic graag als CRM gebruikt.
Hive: vergelijkbaar met Audience Republic, een ander CRM speciaal voor eventmarketeers
Splash: meer een alles-in-één oplossing voor evenementen op maat, Splash biedt prachtig ontworpen landingspagina's, ingebouwde ticketing, pixeltracking, evenementbeheer en meer
Als je al een eigen website hebt, zorg er dan voor dat de registratiepagina's die je maakt minimaal de volgende functionaliteit hebben:
Formulieren die e-mail en telefoonnummers verzamelen en gegevens rechtstreeks naar je CRM transporteren (als onderdeel van het websiteplatform of via een API-integratie)
Pixel tracking voor PageView en CompleteRegistration advertentiedoelen, ingesteld om te activeren voor Meta (in ieder geval) en voor TikTok en Snapchat.
Crowdsauce biedt op maat gemaakte websites voor verschillende toepassingen, die allemaal de functionaliteit van Evntree en meer bevatten, zodat je een effectieve oplossing hebt om je evenementen onder de aandacht te brengen en regelmatig registratiecampagnes te voeren.
Neem contact op via de Crowdsauce website als je meer wilt weten over web design en ontwikkelingsdiensten voor promotors.
In de Eventix App Library vind je een gratis preregistratie app die speciaal is gemaakt om het proces van preregistratie zo soepel mogelijk te laten verlopen. In de app kun je precies instellen hoe je wilt dat je voorregistratiepagina eruitziet, inclusief de inhoud die je wilt laten zien.
Als je een door ons op maat gemaakt campagneplan voor jouw evenement wilt, kun je het formulier op onze website invullen. Ons AI-programma genereert dan je eigen campagneplan en stuurt het per e-mail naar je toe.
Houd al deze factoren in het achterhoofd en volg de best practices in dit artikel om een succesvolle presale campagne op te zetten voor je evenement. Maak gebruik van de aanbevolen platforms en strategieën om je bereik en conversies te maximaliseren. Als je advies nodig hebt, of je wilt een speciaal bureau dat de presales voor je regelt, dan hoort het Crowdsauce team graag van je. Veel succes!
