In deze blog gaan we in op de integratie van een cashless systeem bij het organiseren van een evenement. We nemen je stap voor stap mee in onze visie, de realisatie en de voordelen die jij als organisator hebt van een koppeling met een cashless partij.

Het is een warme zaterdagmiddag. De zon floreert hoog aan de hemel met een strakblauwe lucht als vaste compagnon naast zich. Om je heen zie je je vriendengroep, in je rechterhand bungelt een biertje en de fijne klanken van de muziek strelen je trommelvliezen. Je kijkt naar het bekertje in je hand en je ziet dat de bodem nadert en gaat op zoek naar een broodnodig muntje om te blijven hydrateren. Je kijkt in je portemonnee en ziet geen muntje, je grabbelt in je broekzakken en vindt nog steeds geen muntje, maar de behoefte naar een biertje begint langzaam de overhand te nemen...

Heb je de Custom Shop gezien die we voor WECANDANCE gebouwd hebben? Daarbij hebben we de focus gelegd op de Custom Shop, de optionele producten en de integratie van een cashless wristband. Met deze longread willen we dieper ingaan op ‘cashless’. Wat is de filosofie, hoe werkt de integratie van ‘cashless’ en welk voordelen heb je als organisator?

We vinden transparantie belangrijk en willen inzicht geven in onze werkwijze en filosofie. We willen dat jij onderdeel bent van onze missie. Daarom nemen we je in vier stappen mee met de totstandkoming van de integratie van cashless.

● Allereerst de Basis; het fundament dat een tijdje geleden gelegd is.
● Vervolgens de Filosofie; wat is de visie achter de integratie?
● Daarna de Werking; hoe werkt de integratie voor je bezoekers?
● Als laatste de Voordelen; welk profijt heb jij als organisator?

De Basis

Een goede basis is het halve werk
De basis voor alles wat we nu bouwen is anderhalf jaar geleden neergezet toen we onze nieuwste versie online hebben gezet. Deze versie is opgebouwd vanuit een API, een API zorgt ervoor dat ons systeem flexibel is. Op deze manier kun je bijvoorbeeld alleen gebruik maken van onze Scan App. De API geeft je de mogelijkheid om met de nodige technische kennis gemakkelijk onderdelen aan je ticketshop toe kunt voegen, zoals de integratie van cashless.

De Filosofie

We vinden het belangrijk dat jij als organisator de touwtjes in handen hebt. Wij zien organisatoren als regisseurs, wij zijn de uitvoerend producent. Daarom vinden we flexibiliteit belangrijk en kunnen we verschillende partijen die ‘cashless’ zijn, aanbieden binnen onze service.
Voordat we beginnen met het optimaliseren van onze service stellen we onszelf eerst de vraag:

‘’Hoe zorgen we ervoor dat een onderdeel van onze service gebruiksvriendelijk is en zo efficiënt mogelijk gebouwd kan worden?’’

Bij de integratie ‘cashless’ lag het antwoord al klaar. We zijn naast hardwerkend personeel ook festivalliefhebber. Vanuit het perspectief als festivalganger zagen we alleen maar voordelen aan de integratie van cashless. Een cashless wristband is veiliger, zorgt voor een hogere conversie en is gebruiksvriendelijker dan munten of bonnen die je als bezoeker zo kwijt raakt.

De Werking

Om de werking van een cashless wristband beter uit te leggen, gebruiken we de integratie van PlayPass als voorbeeld. Dit cashless systeem wordt al gebruikt in de Custom Shop van WECANDANCE. (Overigens kunnen alle partijen die ‘cashless’ leveren geïntegreerd worden in een (Custom) Shop.)

De cashless wristband werkt als volgt:
Bezoekers schaffen tijdens het aankoopproces tegoed voor de wristband aan. In onderstaande gif zie je hoe dit in het aankoopproces opgenomen is. Dit tegoed wordt toegevoegd aan de scanbare code van een ticket.

Wanneer je bezoekers bij je evenement aankomen wordt de code gescand waarop het tegoed is aangeschaft. Wanneer de code gescand is, wordt het tegoed op de wristband gezet. Op deze manier hebben je bezoekers op een veilige manier tegoed om te besteden op jouw evenement.

Alle codes die PlayPass scant, worden automatisch naar Eventix gestuurd. Zo kun je alles wat gescand wordt realtime volgen via de live check-in. De synchronisatie van het systeem loopt óók door op het moment dat het tegoed van je bezoekers op is en ze tijdens je evenement nieuw tegoed aanschaffen.

Carlo Waelens, Business Developer bij PlayPass over de integratie van cashless:
‘’We zien dat bij evenementen die overstappen naar cashless de omzet die via ‘online’ binnen komt langzaam stijgt. Sommige partijen die gebruik maken van PlayPass ontvangen soms 50 tot 75% van hun totale omzet via de online kanalen. (...) Een organisator bespaart met een cashless integratie op kassapersoneel en heeft voorafgaand aan zijn evenement een accuraat overzicht in de ‘cashflow’ voor de start van zijn evenement. Normaal heeft een organisator dat overzicht pas tijdens of na zijn evenement.’’

De Voordelen

Elk voordeel heeft zijn voordeel

● Verhoog je omzet:
De integratie van cashless zorgt voor een hogere omzet. Dit doe je door een aantrekkelijke deal aan te bieden en bezoekers te belonen voor het feit dat ze eerder hun tegoed aanschaffen. Denk goed na over de deal die je aan gaat bieden om je omzet te verhogen. Wat een gangbare deal is bij een meerdaags festival is: 35 munten + 1 gratis of 70 munten + 3 gratis. De deal die je aanbiedt is natuurlijk afhankelijk van de grootte van je evenement.

‘’We zien dat door het aanbieden van de juiste pakketten aan bezoekers, dit tot 30% meer omzet leidt dan wanneer bezoekers alleen op het terrein munten aanschaffen.’’ - Carlo Waelens, Business Developer bij PlayPass.

● Klantvriendelijk:
Je bedient je bezoekers op hun wenken door ze de mogelijkheid te geven om tegoed van tevoren aan te schaffen. Daarnaast kunnen bezoekers het tegoed dat nog op de wristband staat gemakkelijk terugvragen. Geen gedoe met overgebleven munten die je bezoekers de dag na het festival in hun broekzak vinden.

● Gebruiksgemak:
Je bezoekers hoeven bij het bestellen aan de bar niet meer wanhopig op zoek naar dat ene muntje of bonnetje die verstopt is geraakt in de krochten van de broekzak of portemonnee. Doordat bezoekers het tegoed op een wristband hebben staan, zal de doorstroming aan de bar soepeler zijn en worden je bezoekers sneller geholpen.

● Fraudebestrijding:
De integratie van cashless is meteen een extra slot op de deur als het gaat om fraude. Doordat het systeem automatisch de bestellingen van de tegoeden synchroniseert met de kassasysteem ontneem je de mogelijkheid voor barmedewerkers om munten achterover te drukken.

Heb je een vraag over het integreren van cashless, stel het in de chat rechts onderin je scherm. Direct beginnen met tickets verkopen? Ga naar het Eventix Dashboard en start de ticketverkoop!